> Índice de la documentación: https://odonthia.com/llms.txt # Privacidad, accesos y respaldo Los datos de cada consultorio están aislados de los del resto, viajan cifrados y tienen respaldo, y el consultorio se puede bajar una copia completa cuando quiera. Los accesos los reparte el titular, con dos roles —Profesional y Secretaría / administración— y un tilde «Ve importes» por persona. La página cubre también a dónde van los datos cuando se usa una función con IA, el registro de quién tocó cada ficha, qué ve el paciente en su portal y qué pasa al borrar un paciente o dar de baja la cuenta. - **Dónde está:** Menú lateral → Configuración → «Accesos al sistema» y «Tus datos». - **Quién puede:** Los accesos, el registro de actividad y la baja de la cuenta son del titular. - **Plan:** Gratis. Los mensajes internos del equipo vienen con los planes pagos. ## Preguntas ### ¿Dónde se guardan los datos y cómo se protegen? En servidores de proveedores profesionales, no en una computadora del consultorio ni en un disco tuyo. La base de datos y los archivos —radiografías, fotos, documentos firmados— están alojados en Supabase, en la región de São Paulo, Brasil; la aplicación corre en Vercel y los mails salen por Resend. Cómo se protegen: todo viaja cifrado (HTTPS), los datos de cada consultorio están aislados de los del resto, el acceso es con usuario y contraseña, hay un registro de actividad sobre los datos clínicos —quién creó, editó o eliminó, con fecha y hora— y hay respaldos automáticos. Ningún sistema es infalible, pero Odonthia está diseñado para cumplir y superar lo que exige la normativa de historias clínicas digitales. Y los datos siguen siendo tuyos: cuando quieras te bajás una copia completa desde Configuración → “Tus datos”. El detalle completo, con los plazos de conservación y tus derechos, está en la política de privacidad. **Dónde:** La explicación completa está en odonthia.com/seguridad, y el documento legal en la política de privacidad. **En la app:** [odonthia.com/seguridad](https://odonthia.com/seguridad) ### ¿Qué pasa con mis datos si doy de baja la cuenta? Tres cosas, en este orden. Primero, antes de ejecutar la baja te entregamos una copia completa de tu información —historias clínicas y documentos incluidos—, porque la obligación legal de conservar las historias clínicas es tuya como profesional (en Argentina, mínimo 10 años) y no podemos dejarte sin ellas; conviene que además la descargues vos desde Configuración → “Tus datos”. Segundo, hay 30 días de gracia: si te arrepentís, entrás con tu usuario y la cuenta se restaura sola, con todo intacto. Tercero, pasado ese plazo el borrado es definitivo: se eliminan de verdad los pacientes, las fichas, los turnos y los archivos, y no conservamos ni usamos nada de tu información. No hay ningún candado de permanencia: tus datos son tuyos antes, durante y al irte. **Dónde:** Configuración → “Tus datos” para tu propia copia. El proceso completo está en odonthia.com/seguridad. **En la app:** [odonthia.com/seguridad](https://odonthia.com/seguridad) ### Cuando uso las funciones con IA, ¿a dónde van los datos de mis pacientes? Van al proveedor del modelo que resuelve esa función, solo en el momento en que la usás, y solo lo que esa función necesita. Son tres, y cada uno hace algo distinto: Google (Gemini) procesa el audio de las consultas y del dictado por voz, las imágenes clínicas —la radiografía de la pre-lectura y la foto del simulador de sonrisa— y el texto de las redacciones; Anthropic (Claude) procesa texto; y OpenAI se sumó como segundo proveedor para la edición de la foto del simulador, para que la función no se caiga cuando el primero está saturado. Si no usás estas funciones, no les llega ningún dato: no hay nada corriendo de fondo sobre tu base. Tres cosas que conviene tener claras. Ninguno de ellos puede usar tus datos para entrenar sus modelos —se lo exigimos por contrato— y nosotros tampoco los usamos para eso; lo que sí pueden hacer, como cualquier proveedor serio, es conservarlos un tiempo acotado en sus propios registros de seguridad, que no quedan disponibles para nadie más. Procesan fuera de tu país. Y de nuestro lado no se genera ninguna copia nueva: el audio de una consulta se borra apenas se transcribe, la foto del simulador no se guarda en ningún lado ni antes ni después, y la radiografía es un archivo que ya tenías en la ficha. El consentimiento del paciente para usar estas funciones lo pedís vos, y la pantalla te lo recuerda cada vez. Para las imágenes y los videos de marketing de tu consultorio usamos además KIE, al que no le llega ningún dato de pacientes: recibe la descripción de la pieza, armada a partir de tu pedido, y las fotos de tu consultorio que hayas subido al Kit de Marca. Lo que devuelve es generado, pero esas fotos son reales y viajan tal cual; por eso el Kit te pide que no subas ninguna donde se vea un paciente. **Dónde:** El detalle completo, con la lista de proveedores y tus derechos, está en la política de privacidad del sitio; los Términos lo dicen en “Funciones con inteligencia artificial”. **En la app:** [odonthia.com/privacidad](https://odonthia.com/privacidad) ### ¿Puedo darle acceso a mi secretaria sin que vea la facturación? Sí, y desde el 15/09/2026 con dos niveles. El primero es el rol: en Configuración, en “Accesos al sistema”, le das de alta con “Secretaría / administración” y ve y carga todo lo clínico —pacientes, historias clínicas, odontograma, agenda y documentos—, cobra y ve lo facturado y el saldo de cada paciente en su ficha, pero no entra a Caja, Reportes ni Liquidaciones ni puede bajarse las planillas con importes. El segundo es el tilde «Ve importes», que está al lado del rol de cada persona y se apaga por separado: con ese tilde apagado deja de ver TODO número de plata, incluido el saldo del paciente (ver la pregunta de acá abajo). Es el mismo rol que conviene para un profesional que atiende en tu consultorio y no tiene que ver la facturación. Se le genera un link para que entre y ponga su contraseña; se lo pasás por WhatsApp. Los accesos los reparte solo el titular de la cuenta. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → “Accesos al sistema” → “Dar acceso a alguien”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Puedo hacer que solo yo cambie los precios? Sí. En Configuración → “Accesos al sistema” tenés la opción “Solo yo puedo cambiar precios” (la ve solo el titular de la cuenta). Prendida, lo cambia únicamente el titular: la lista de precios —agregar, editar o borrar procedimientos, y qué se muestra en la reserva y en la página web—, las obras sociales y lo pactado con cada una, el costo de los materiales, el % de comisión de cada profesional y si la reserva online muestra precios. El resto del equipo lo sigue viendo, porque lo necesita para cobrar, pero en esas pantallas le aparece de solo lectura; puede seguir cargando materiales y profesionales, solo que sin tocar el costo ni el porcentaje. Viene apagada: hasta que la prendas, cualquiera del equipo puede editar los precios. No cambia lo que se cobra en cada atención: el importe de una evolución lo sigue poniendo quien la carga. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → “Accesos al sistema” → “Solo yo puedo cambiar precios”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Puedo esconderle los importes a un profesional de mi equipo? Sí. En Configuración → “Accesos al sistema”, al lado del rol de cada persona hay un tilde que dice “Ve importes”. Destildado, esa persona deja de ver todo número de plata: el saldo del paciente en el encabezado de su ficha, lo facturado y lo cobrado, los precios del tarifario al cargar una atención, los totales de los presupuestos, la seña de los turnos y los importes en lo que imprime. Sigue viendo y cargando todo lo clínico: historia clínica, odontograma, evoluciones, documentos y agenda. Es por persona y no para todo el consultorio, así que tu administración puede seguir cobrando; a vos, como titular, no se te puede apagar. Ahora, lo que hay que saber antes de usarlo: quien no ve importes TAMPOCO puede cobrar ni cerrar, imprimir o mandar a firmar un presupuesto. No es una decisión de diseño, es que para cobrar hay que ver cuánto se cobra y el presupuesto que se firma son precios; eso pasa a hacerlo el titular o la administración. Sí puede cargar la atención en la ficha eligiendo el procedimiento del tarifario: el importe lo pone el sistema solo, con tu lista de precios, sin mostrárselo. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → “Accesos al sistema” → el tilde “Ve importes” de cada persona. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### Le di usuario propio a cada profesional, ¿hay que hacer algo más? Sí, una cosa, y conviene hacerla el mismo día: decirle al sistema qué usuario es cada profesional. Son dos listas distintas —los profesionales son las columnas de la agenda; los usuarios son las cuentas con las que se entra— y hasta que no las unís, Odonthia no sabe que “la cuenta de la Dra. López” es “la profesional Dra. López”. Se hace en Equipo: en cada profesional elegís con qué usuario entra. Un usuario se puede vincular a un solo profesional; si elegís uno que ya está en otro, te lo dice con nombre y apellido en vez de dejar dos iguales. Sirve para dos cosas concretas: al cargar una evolución viene marcado solo que la hizo esa persona (sin el vínculo, cada uno tiene que elegirse a sí mismo de la lista, siempre), y la agenda le abre directamente en su propia columna en vez de arrancar en “Todos”. Ojo: eso último es una VISTA, no un candado — puede tocar “Todos” y ver la agenda completa cuando quiera. Al titular y a la secretaría la agenda les sigue abriendo con todos, que es lo que necesitan para organizar el día. **Dónde:** Menú lateral → Equipo → en cada profesional, “Entra con”. ### Quiero invitar a un colega y me dice que ese email ya tiene una cuenta Es que esa dirección ya está usada en Odonthia, y sigue estándolo aunque esa cuenta esté dada de baja: al darla de baja empieza un plazo de 30 días antes del borrado definitivo —para que quien se arrepienta pueda volver— y recién cuando termina, el email queda libre. Pasa seguido cuando varios colegas tenían su cuenta propia y se suman a la de un consultorio. Tenés dos caminos: invitarlo con otra dirección de correo, que funciona ya mismo, o esperar a que se cumplan los 30 días de la baja y usar la de siempre. Vas a ver el mismo aviso para cualquier email ocupado, sin decirte de quién es ni en qué estado está: no podemos contarle a nadie si una dirección ajena tiene cuenta en Odonthia. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → “Accesos al sistema” → “Dar acceso a alguien”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Me puedo llevar mis datos? Sí, cuando quieras y sin pedirlo por mail. En Configuración, en “Tus datos”, te bajás una copia de seguridad (un backup) en un ZIP con todas las planillas, o cada planilla por separado en CSV (se abren en Excel, Numbers o Google Sheets). Los archivos que subiste —radiografías, fotos, estudios— no van en esa copia: se guardan de a uno desde la pestaña Archivos de cada paciente. Son datos de salud de tus pacientes: guardá la copia en un lugar seguro, porque desde que la descargás su resguardo queda a tu cargo. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → sección “Tus datos”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### Si elimino un paciente, ¿lo puedo recuperar? No. Borrar un paciente se lleva su ficha, su odontograma, sus evoluciones, sus documentos y sus archivos, y no hay vuelta atrás. Si lo que querés es sacarlo de la lista de los que atendés, es mejor usar una etiqueta para marcarlo que borrarlo. Y si vas a borrar por limpieza, bajate antes la copia de seguridad desde “Tus datos”, y guardá aparte los archivos de ese paciente (radiografías, fotos): no van en esa copia. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → “Tus datos” antes de borrar nada. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Queda registrado quién tocó la ficha de un paciente? Sí. Hay un registro de actividad con quién hizo qué y cuándo: pacientes creados o editados, documentos generados y firmados, evoluciones corregidas —con el antes y el después de lo que se cambió— y descargas de datos. Es lo que te permite reconstruir después qué pasó, y es especialmente importante si más de una persona entra a la cuenta. Lo ve el titular de la cuenta: como muestra la actividad de todo el equipo, no es una pantalla que cada persona vea de sus compañeros. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → registro de actividad (solo el titular). **En la app:** [odonthia.com/actividad](https://odonthia.com/actividad) ### Si le comparto el portal a un paciente, ¿qué ve y qué no? Ve solo lo suyo, y solo lo que ya conoce: sus próximos turnos con fecha, hora, sede y profesional; su historial de visitas; el tratamiento que aceptó o que le presentaste firmado, con sus ítems; su cuenta corriente —lo que se hizo, lo que pagó y el saldo—; y los documentos que firmó, para volver a descargarlos. Lo que NO viaja nunca: el texto de tus evoluciones, las notas del turno, las notas clínicas, el odontograma, los archivos, las fotos y las radiografías. Los presupuestos en borrador tampoco: solo llegan los aceptados o los que ya le presentaste para firmar, así que lo que estás pensando después de mirar una panorámica queda tuyo hasta que decidas mostrarlo. Y antes de que ponga la fecha de nacimiento, el link no muestra ni su nombre: solo el consultorio y cuándo es el próximo turno, lo mismo que el link de recordatorio. **Dónde:** Pacientes → abrí la ficha → “Copiar link del portal”. Debajo del botón dice en una línea qué ve el paciente. **En la app:** [odonthia.com/pacientes](https://odonthia.com/pacientes) ### Le mandé el link del portal a la persona equivocada, ¿lo puedo cortar? Sí, y al instante. Abrí la ficha de ese paciente, apretá “Copiar link del portal” y al lado te aparece “Renovar”: genera un link nuevo y el anterior deja de funcionar en el acto, incluso si alguien lo tenía abierto en ese momento —la sesión también se cae—. Después le pasás el link nuevo al paciente. Tené en cuenta que renovar es por paciente: no afecta a los links de los demás. Y conviene saber cómo está pensado el riesgo: el link solo, sin la fecha de nacimiento, no muestra datos de salud ni el nombre del paciente, así que alguien que lo recibe de rebote no ve su información; la fecha la sabe el paciente y su familia, no un desconocido. Aun así, si el link llegó a donde no debía, renovalo. **Dónde:** Pacientes → abrí la ficha → “Copiar link del portal” → “Renovar”. **En la app:** [odonthia.com/pacientes](https://odonthia.com/pacientes) ### ¿Dónde registro que el paciente me autorizó a escribirle? En la ficha del paciente, pestaña “Datos”, en “Comunicaciones”, hay tres tildes y cada uno queda registrado con su fecha: “Puede recibir emails” (recordatorios de turno y avisos del consultorio), “Puede recibir WhatsApp” (lo mismo, por WhatsApp) y “Puede recibir novedades y promociones”, que es el permiso comercial. Ese último va aparte a propósito: que el paciente acepte que le avisen del turno no alcanza para mandarle una promoción. Viene apagado para todos —también para los pacientes que ya tenían el de emails tildado—, así que si querés escribirles con fines comerciales hay que volver a pedírselo diciendo para qué es. Si el paciente completa su ficha desde el link que le mandás, ahí elige él qué quiere recibir —la casilla comercial va aparte y aclara que es opcional—, y lo que haya tildado se carga solo cuando aprobás la ficha. Y para mandarle ese link no hace falta salir de la ficha: si el paciente tiene teléfono y todavía no tiene tildado WhatsApp, debajo de los tildes aparece “Pedirle la ficha por WhatsApp”, que te abre el chat con el link de tu ficha ya escrito. Si en ese lugar ves “Pedísela vos.”, es que tenés apagada la ficha por QR: el aviso te lleva a prenderla. Marcá cada canal únicamente si el paciente dio su consentimiento: escribirle a alguien que no lo autorizó es un problema legal, y el registro es tu respaldo de que sí lo hizo. **Dónde:** Pacientes → abrí un paciente → pestaña “Datos” → “Comunicaciones”. **En la app:** [odonthia.com/pacientes](https://odonthia.com/pacientes) ### ¿Quién puede leer los mensajes internos del equipo? Todas las personas que entran a tu cuenta —vos, los odontólogos y la secretaría—: es un solo canal por consultorio, no hay mensajes privados. El paciente no lo ve nunca y no forma parte de la historia clínica. Tres cosas para tener en cuenta. Primera: los mensajes se borran solos a los 90 días, así que no es el lugar para dejar algo que tenga que quedar; eso va en la ficha. Segunda: quien tiene los importes ocultos igual puede leer un monto si alguien lo escribe ahí, porque es texto libre y no se puede censurar. Y tercera: cada uno puede borrar sus mensajes, y el titular, cualquiera. Viene incluido en los planes Odonthia IA y Max; con el plan gratis ves la pantalla que explica qué es. **Dónde:** Menú lateral → “Mensajes del equipo”. **En la app:** [odonthia.com/mensajes](https://odonthia.com/mensajes) ## Ver también - [Conceptos](https://odonthia.com/docs/conceptos.md): Las palabras de Odonthia y cómo se relacionan: consultorio y sedes, titular, roles y accesos, profesionales, pacientes y su ficha, planes y créditos. - [Configuración y cuenta](https://odonthia.com/docs/configuracion-y-cuenta.md): Registro e inicio de sesión, contraseña, créditos de IA y planes, país, moneda y zona horaria, sedes, logo y firma, y la agenda en Google Calendar. - [Presupuestos y cobros](https://odonthia.com/docs/presupuestos-y-cobros.md): Presupuestos y planes de tratamiento, precios y obras sociales, cobros y cuenta corriente, Caja, Reportes, comisiones de los profesionales y laboratorio.