> Índice de la documentación: https://odonthia.com/llms.txt # WhatsApp automático y emails a pacientes Lo que les escribe a los pacientes sin que lo mandes a mano. Por WhatsApp, el recordatorio de la víspera sale solo desde el número del consultorio —conectado con Meta— o desde el número de Odonthia, y las respuestas llegan a Conversaciones. Por email están las campañas puntuales, los emails automáticos (recordatorio, confirmación, control y cumpleaños) y las secuencias de seguimiento. El WhatsApp automático, las campañas, las secuencias, el control y el cumpleaños le llegan solo a quien tiene el permiso tildado en su ficha; el recordatorio y la confirmación del turno por email salen sin ese tilde, salvo que el paciente se haya dado de baja. - **Dónde está:** Menú lateral → Configuración (el WhatsApp), Conversaciones y Campañas. - **Quién puede:** Conectar el WhatsApp, elegir el número de Odonthia y armar los mensajes de turno es del titular. Campañas la abren el titular y los profesionales que ven los importes; la secretaría no. Conversaciones la ve todo el equipo, y quien no es titular ve solo las conversaciones con pacientes. - **Plan:** El WhatsApp desde el número propio y los emails a pacientes vienen con los planes pagos; el número de Odonthia se paga con créditos y los emails de más, con packs. El detalle está en cada pregunta. ## Preguntas ### ¿El recordatorio de WhatsApp puede salir solo, sin que lo mande yo? Sí, y hay dos caminos. En los dos le llega solo al paciente que tiene tildado “Puede recibir WhatsApp” en su ficha: ese tilde viene apagado, así que hasta que lo marques vos (o el paciente, en la ficha por QR) no le sale nada. El primer camino es conectar el WhatsApp Business del consultorio en Configuración → “WhatsApp del consultorio”: desde ese momento el recordatorio sale solo, la víspera del turno, desde TU número. Hace falta un plan que incluya WhatsApp —viene en Odonthia IA y Max, o en un plan solo de WhatsApp que se activa escribiéndonos—, y los mensajes te los cobra Meta directamente, a la tarifa de tu país; Odonthia no les pone recargo. El segundo camino, si no querés hacer el trámite con Meta, es “Mandar desde el número de Odonthia”: sale el mismo recordatorio desde un número nuestro y lo pagás con créditos (1 crédito son 5 mensajes). En los dos casos sale una vez por día, a la mañana, para los turnos del día siguiente según la zona horaria de tu consultorio, y a los turnos cancelados no les sale. Un aviso va por un solo canal: si salió por WhatsApp, no se repite por email. Con tu número conectado viene prendido; lo prende y lo apaga el titular. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “WhatsApp del consultorio” (o “Mandar desde el número de Odonthia”, si no conectaste el tuyo). El tilde de cada paciente: Pacientes → abrí el paciente → pestaña “Datos” → “Comunicaciones”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Qué necesito para conectar el WhatsApp del consultorio? Un plan que incluya WhatsApp (Odonthia IA, Max o el plan solo de WhatsApp, que se activa escribiéndonos) y lo que pide Meta, que no depende de nosotros: WhatsApp Business —no el común— con el número del consultorio, usado ahí desde hace al menos 7 días; el celular a mano; tu Facebook personal para entrar; un Business Manager (si no tenés, lo creás en el momento, y Meta te pide un sitio web: si no tenés, la misma tarjeta te publica la página de tu consultorio con dos datos —la dirección y el teléfono— y te da la dirección para copiarla en Meta); y un método de pago cargado en WhatsApp Manager, porque Meta cobra cada mensaje que sale de tu número y sin eso los frena. La primera vez lleva entre 5 y 10 minutos y lo hace el titular, con el botón “Conectar mi WhatsApp”. Antes leé el aviso, que es lo que más sorprende: se guardan TODAS las conversaciones de ese número, no solo las de pacientes, incluido lo que escribas desde el celular; si lo usás también para lo personal, conectá uno exclusivo del consultorio. El botón se habilita cuando tildás que lo entendiste. Si conectás el número que ya usás en WhatsApp Business, el chat te sigue funcionando en el celular. Después Meta revisa el mensaje del recordatorio —suele tardar unos minutos, a veces algunas horas— y se activa solo: la tarjeta te muestra en qué estado está. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “WhatsApp del consultorio” → tildá el aviso → “Conectar mi WhatsApp”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### Conecté el WhatsApp pero la tarjeta me muestra un aviso en rojo y no sale ningún recordatorio Ese aviso es lo que Meta nos dice de tu número, y casi siempre es el método de pago: Meta cobra aparte cada mensaje automático que sale desde tu número, y mientras tu cuenta no tenga una tarjeta cargada frena TODOS los envíos, aunque el número esté conectado y el mensaje aprobado. No se arregla en la app de WhatsApp Business del celular sino en la web de Meta, desde la compu: entrás a business.facebook.com con el Facebook con el que conectaste, abrís WhatsApp Manager y en Resumen tocás “Agregar método de pago” (el aviso trae el link al paso a paso de Meta). Después volvés a la tarjeta y tocás “Revisar de nuevo”: si Meta ya lo destrabó, el aviso desaparece. Si el bloqueo es por otro motivo, el aviso te dice que lo mires en WhatsApp Manager. Y si dice que Meta frenó los envíos de Odonthia, no es tu cuenta y no tenés que hacer nada: les pasa a todos a la vez y lo resolvemos nosotros. Ante cualquier duda, escribinos. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “WhatsApp del consultorio” → el aviso en rojo → “Revisar de nuevo”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Puedo armar mis propios mensajes de turno por WhatsApp (al agendar, unos días antes)? Sí, con tu número conectado directo con Meta y un plan que incluya WhatsApp. La tarjeta “Mensajes de turno por WhatsApp” te deja decidir cuántos mensajes le llegan al paciente por cada turno —hasta 10—, cuándo sale cada uno (“Apenas se agenda el turno” o unos días antes, de 0 a 30, a la hora que elijas) y qué dice. En el texto van los datos del turno entre llaves: {paciente}, {dia}, {hora}, {profesional}, {consultorio}, {direccion} y {link}, que es el link para que el paciente confirme o cancele. “Cargar los recomendados” te deja tres borradores: turno agendado, faltan 3 días y es mañana. Cada mensaje pasa por la revisión de Meta antes de poder salir (“Mandar a revisión”), y no hace falta entrar a mirar: al email del titular le avisamos cuando Meta lo aprueba, lo rechaza, lo pasa a marketing, lo pausa o lo vuelve a activar, y también si la revisión lleva más de 48 horas. Dos cosas importantes: si un texto suena a promoción, Meta lo cobra como marketing —siempre, y más caro— y no sale hasta que toques “Aceptar como marketing”; y apenas un mensaje de “días antes” está saliendo, reemplaza al recordatorio fijo de la víspera. Cada uno se prende y se apaga con su tilde “Prendido”, y si lo borrás también se borra de tu cuenta de Meta. Les llega solo a los pacientes con “Puede recibir WhatsApp” tildado. Lo arma el titular; por el número de Odonthia no está disponible. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “Mensajes de turno por WhatsApp”. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Qué es “Mandar desde el número de Odonthia” y cuánto cuesta? Es la forma de que el recordatorio salga solo sin conectar nada con Meta: sin Facebook, sin Business Manager y sin cargar una tarjeta allá. Sale desde un número nuestro y lo pagás con tus créditos, los mismos de la IA: 1 crédito son 5 mensajes. Se cobra cada mensaje que sale, también las respuestas que escribas desde Conversaciones, y si uno no le llega al paciente se te devuelve. Es prepago: sin créditos, no sale. No necesita plan. Antes de elegirlo tené en cuenta cuatro cosas: por acá sale solo el recordatorio de siempre, con su texto fijo (tus propios mensajes de turno necesitan tu número); el paciente ve un número que no conoce, aunque el mensaje diga el nombre de tu consultorio; las respuestas no te llegan al celular sino a Conversaciones; y el número lo comparten los consultorios que lo usan. Lo elige el titular con “Usar el número de Odonthia” y lo deja con “Dejar de usarlo”; los créditos que no gastaste siguen siendo tuyos. Si después conectás tu propio número, los mensajes pasan a salir por el tuyo. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “Mandar desde el número de Odonthia” (aparece si no conectaste tu número). Cuántos mensajes te alcanzan: arriba, en Conversaciones. **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Qué dice el recordatorio automático de WhatsApp y qué pasa si el paciente contesta? El texto es fijo y lo aprobó Meta: “Hola Ana, te recordamos tu turno en (tu consultorio) el martes 26/08 a las 15:00. Si no podés venir, avisanos respondiendo este mensaje. ¡Te esperamos!”. A diferencia del que mandás vos desde la Agenda, no lleva el link para confirmar ni la dirección ni el texto que agregaste en Recordatorios. Si el paciente contesta, el turno no cambia solo: la respuesta te llega a Conversaciones (y al celular, si conectaste el número que usás en WhatsApp Business), y alguien del consultorio lo mueve o lo cancela en la Agenda. Si dos fichas tienen el mismo teléfono y turno a la misma hora, sale un solo mensaje. Si querés otro texto, o el link para confirmar, armá tus propios mensajes de turno. **Dónde:** Las respuestas: Menú lateral → Conversaciones. **En la app:** [odonthia.com/conversaciones](https://odonthia.com/conversaciones) ### ¿Dónde veo lo que me contestan los pacientes por WhatsApp? En “Conversaciones”, en el menú. Aparece si tenés el WhatsApp del consultorio conectado con un plan que lo incluya, o si elegiste el número de Odonthia. Ves cada conversación con lo que salió —los recordatorios automáticos incluidos— y lo que contestó el paciente, y le respondés desde ahí. Con tu número conectado entran también los mensajes que escribís desde el celular (marcados “desde tu celular”; si no dicen “Entregado” ni “Leído” es que WhatsApp no avisó, no que no llegaron), y el paciente que te escribió tiene además una pestaña WhatsApp en su ficha. Tres reglas: le escribís libremente hasta 24 horas después del último mensaje del paciente (es una regla de WhatsApp; pasado ese plazo la pantalla te avisa y le abrís el chat desde su ficha); lo ve todo el equipo, secretaría incluida, pero quien no es titular ve solo las conversaciones con pacientes; y por el número de Odonthia cada respuesta descuenta mensajes, y arriba te dice para cuántos te alcanza. **Dónde:** Menú lateral → Conversaciones. **En la app:** [odonthia.com/conversaciones](https://odonthia.com/conversaciones) ### Me escribió por WhatsApp alguien que no tengo cargado, ¿lo puedo etiquetar o pasarlo a ficha? Sí, las dos cosas, desde la misma conversación. En “Conversaciones”, con el chat abierto, tenés las etiquetas del hilo: le podés poner las tuyas aunque esa persona todavía no tenga ficha, y en la lista de conversaciones cada una aparece con los puntitos de color de sus etiquetas. Al lado está “Crear ficha”, que te abre el alta del paciente con el teléfono ya cargado. Cuando la ficha existe —por ese botón o porque la cargaste por otro lado con el mismo teléfono—, las etiquetas que le pusiste al chat pasan a la ficha solas; si alguna se queda en el chat (por ejemplo, porque ese teléfono ya era de otro paciente), ahí mismo te aparece “Pasar a la ficha”. Los chats de números sin ficha los ve solo el titular, así que también es el único que los etiqueta: el resto del equipo ve solo las conversaciones con pacientes. **Dónde:** Menú lateral → Conversaciones → abrí el chat → etiquetas del hilo y “Crear ficha”. **En la app:** [odonthia.com/conversaciones](https://odonthia.com/conversaciones) ### ¿Cómo apago el WhatsApp automático o dejo de usarlo? Depende de qué quieras cortar. El recordatorio de la víspera: en Configuración → “WhatsApp del consultorio”, destildá “Mandar el recordatorio automático”, y los recordatorios vuelven a salir solo con el botón de la Agenda. Tus mensajes de turno: cada uno se apaga con su tilde “Prendido”, sin borrarlo. El número de Odonthia: “Dejar de usarlo” lo corta en el momento. Todo eso lo hace el titular. Para un paciente puntual alcanza con destildar “Puede recibir WhatsApp” en su ficha. Y para desconectar tu número de Odonthia, el titular toca “Desconectar” en esa misma tarjeta: desde ese momento no sale nada más desde tu número ni se guardan sus conversaciones nuevas; las que ya estaban siguen en la ficha de cada paciente. **Dónde:** Menú lateral → Configuración → tarjeta “WhatsApp del consultorio” → “Desconectar” (lo ve el titular). **En la app:** [odonthia.com/configuracion](https://odonthia.com/configuracion) ### ¿Puedo mandarles un email a mis pacientes (una novedad, un aviso) desde Odonthia? Sí, desde “Campañas” → “Nueva campaña”. Elegís a quién —todos los que dieron permiso, o los de una etiqueta—, escribís el asunto y el mensaje en texto simple y lo mandás. Sale en el momento, firmado con el nombre de tu consultorio, y si el paciente responde le llega al email del titular. Le llega solo a quien tiene email cargado y el tilde “Puede recibir novedades y promociones”: ese permiso va aparte del de los recordatorios y viene apagado para todos, así que hay que pedírselo (la ficha por QR se lo pregunta). Cada email lleva el pie legal de tu país y el link para darse de baja. Antes de enviar te pide confirmar a cuántos sale, porque no se puede deshacer. Los envíos vienen incluidos en Odonthia IA y Max; en el plan gratis se suman con un pack de emails o escribiéndonos. Y para mandar, el titular tiene que haber confirmado su email: si falta, la pantalla te lo pide. Entran el titular y los profesionales que ven los importes; la secretaría no. **Dónde:** Menú lateral → Campañas → “Nueva campaña”. **En la app:** [odonthia.com/campanas](https://odonthia.com/campanas) ### ¿Odonthia puede mandar solo recordatorios, saludos de cumpleaños o avisos de control por email? Sí, en Campañas → “Emails automáticos”. Vienen apagados: prendés los que quieras y tocás “Guardar cambios”, y salen solos una vez por día. Son cuatro: el recordatorio del turno (el día anterior y, si querés, otro aviso 2, 3 o 7 días antes; a los cancelados no les sale), la confirmación al agendar, el aviso de control a quien no se atiende hace 3, 6, 9 o 12 meses y no tiene turno, y el saludo de cumpleaños (necesita la fecha de nacimiento cargada). El control y el cumpleaños necesitan el tilde “Puede recibir emails”; el recordatorio y la confirmación salen salvo que el paciente se haya dado de baja. Al recordatorio le podés sumar la dirección y tu texto desde Recordatorios. Si un recordatorio ya salió por WhatsApp, el email no se repite. Todos descuentan del cupo de emails del mes, y para prenderlos hace falta tener los envíos activos y que el titular haya confirmado su email (apagarlos se puede siempre). **Dónde:** Menú lateral → Campañas → “Emails automáticos”. **En la app:** [odonthia.com/campanas](https://odonthia.com/campanas) ### ¿Cuántos emails puedo mandar por mes? ¿Qué pasa si se me acaban? Lo ves arriba en Campañas, en “Emails de este mes”. Odonthia IA trae 3.000 por mes y Max 10.000; el plan gratis no les escribe a los pacientes, salvo que sumes un pack. Cuentan las campañas, las secuencias y todos los automáticos, confirmaciones incluidas; lo que sale por WhatsApp no cuenta. Se renueva el 1° de cada mes. Una campaña que no entra entera no sale a medias: te dice cuántos te quedan, para que la mandes a una etiqueta o esperes. Si necesitás más, en Créditos IA → “Emails para tus campañas” hay packs de 1.000, 5.000 y 20.000: son pago único, no vencen y se usan cuando pasás el cupo del mes (en el plan gratis, para todo). Si un email no sale, no se descuenta. Los compra el titular. **Dónde:** Campañas → “Emails de este mes”. Los packs: Menú lateral → Créditos IA → “Emails para tus campañas”. **En la app:** [odonthia.com/creditos](https://odonthia.com/creditos) ### ¿Qué son las secuencias automáticas de Campañas? Son seguimientos de varios emails que salen solos, en orden y con esperas, cuando pasa algo con un paciente: un presupuesto sin respuesta, un tratamiento realizado, un turno atendido, una etiqueta que le pusiste, un paciente nuevo o meses sin venir. Las armás conversando con un asistente de IA, a 1 crédito por mensaje, y las corregís a mano sin costo; cada una tiene hasta 6 emails. Nacen en borrador y no mandan nada hasta que tocás “Activar”, ponés un tope de envíos y confirmás (activarla pide que el titular haya confirmado su email); una secuencia activa no se edita: primero se pausa. Salen de lunes a sábado, de 9 a 20, en la hora de tu consultorio, y se pausan solas si te quedás sin envíos, si llegan al tope o si hay quejas o muchos rebotes, y te dicen por qué. Las de seguimiento usan el permiso “Puede recibir emails”; las de etiqueta y paciente nuevo, “Puede recibir novedades y promociones”. Usan el cupo de emails del mes, pero dejan siempre una parte para los recordatorios. El asistente mira lo que pasó en tu consultorio el último mes y te propone las que hoy le llegarían a alguien (al menos 5 pacientes con permiso); si armás una cuyo disparador no pasó nunca en 30 días, antes de activar te lo marca en amarillo: se puede activar, pero hoy no le escribiría a nadie. Cada paciente entra una sola vez en cada secuencia: un “¿cómo seguiste?” por turno atendido le llega después de su primera visita, no de cada una. **Dónde:** Menú lateral → Campañas → tarjeta “Secuencias automáticas” → “Ver secuencias”. **En la app:** [odonthia.com/campanas/secuencias](https://odonthia.com/campanas/secuencias) ### Un paciente se dio de baja de los emails, ¿qué deja de recibir? Todo el email de tu consultorio: el link para darse de baja que va al pie de los emails que salen de tu consultorio apaga a la vez “Puede recibir emails” (recordatorios y seguimientos) y “Puede recibir novedades y promociones” (campañas y secuencias de novedades), así que no le sale ni la próxima campaña ni el próximo recordatorio por email. Queda registrado con la fecha en que lo pidió. El WhatsApp no cambia: es otro permiso, “Puede recibir WhatsApp”, y sigue como estaba. Si después el paciente te pide volver a recibir los recordatorios, lo volvés a tildar en su ficha; hacelo solo si te lo pidió, porque la baja es su derecho y el cambio queda registrado. **Dónde:** Pacientes → abrí el paciente → pestaña “Datos” → “Comunicaciones”. **En la app:** [odonthia.com/pacientes](https://odonthia.com/pacientes) ## Ver también - [Agenda y turnos](https://odonthia.com/docs/agenda-y-turnos.md): Agendar y marcar turnos, la sala de espera, la seña, los recordatorios por WhatsApp, los bloqueos, los profesionales con sus horarios y las sedes. - [Configuración y cuenta](https://odonthia.com/docs/configuracion-y-cuenta.md): Registro y contraseña, créditos de IA y planes, país, moneda y zona horaria, sedes, logo y firma, Google Calendar y la conexión con Claude o ChatGPT. - [Privacidad, accesos y respaldo](https://odonthia.com/docs/privacidad-accesos-y-respaldo.md): Dónde se guardan los datos, qué pasa con ellos en las funciones con IA, accesos del equipo, esconder importes, bajarse una copia y ver quién tocó cada ficha.