Liquidación de honorarios a odontólogos: cómo calcular y pagar las comisiones del equipo

Liquidar honorarios en un consultorio con varios odontólogos es calcular qué parte de lo que generó cada profesional le corresponde, restarle lo que ya le pagaste y dejar el detalle por escrito. Un esquema habitual es un porcentaje sobre lo cobrado de sus prácticas, liquidado por período. Para que no haya discusiones hacen falta cuatro definiciones previas (la base de cálculo, el porcentaje, qué costos se descuentan y el período) y un registro confiable de quién hizo cada práctica.

Qué es la liquidación de honorarios y qué modalidades existen

Cuando el consultorio cobra a los pacientes y después le paga a cada odontólogo su parte, alguien tiene que hacer la cuenta. Esa cuenta es la liquidación. Las modalidades más frecuentes son:

• Porcentaje sobre la producción: el profesional se lleva un porcentaje de lo que se cobró por sus prácticas. Es habitual porque acompaña el volumen de trabajo de cada uno.
• Monto fijo por práctica o por módulo: se paga una cifra acordada por cada consulta, endodoncia o sesión, cobre lo que cobre el consultorio.
• Fijo más porcentaje: un monto mensual asegurado más un porcentaje, a veces solo por encima de cierto umbral.
• Alquiler de sillón o de consultorio: la lógica se invierte y es el profesional quien le paga al consultorio por el espacio.

Ninguna es mejor en abstracto. Lo que sí importa es que el acuerdo esté escrito y que cualquiera de los dos pueda rehacer la cuenta y llegar al mismo número.

Las cuatro decisiones antes de calcular

Sobre qué se calcula: cobrado o facturado

Es la decisión que más conflictos evita. Si liquidás sobre lo facturado (lo que se le cargó a la cuenta del paciente), le pagás al profesional plata que todavía no entró, y si el paciente abandona el tratamiento, la pusiste de tu bolsillo. Si liquidás sobre lo cobrado, el profesional cobra cuando el consultorio cobra. Para los tratamientos largos, como la ortodoncia o la rehabilitación, conviene dejar escrito que cada cuota comisiona cuando se paga.

Qué porcentaje

Depende de quién pone qué: el sillón, los insumos, la secretaría, los pacientes (que llegan por el consultorio o por el profesional) y el laboratorio. No hay un porcentaje correcto universal. Si alguien te cita uno "de mercado", preguntá de dónde sale.

Qué costos se descuentan antes

El laboratorio, los implantes y los materiales caros cambian mucho el resultado. Hay tres criterios habituales: se descuentan del cobrado antes de aplicar el porcentaje, se reparten en la misma proporción, o los absorbe el consultorio. Cualquiera sirve si está escrito.

Qué período y qué fecha de pago

Mensual, quincenal o por tratamiento terminado. Definí también qué pasa con los adelantos: se anotan como pago a cuenta y se restan en la próxima liquidación.

Un caso aparte son las obras sociales y prepagas, que suelen pagarle al consultorio bastante después de la atención. Hay que acordar si esa plata comisiona cuando entra o si se liquida por separado. En cómo llevar el tarifario, el copago y la deuda de cada obra social está cómo separar lo que debe el paciente de lo que debe la cobertura.

Cómo se calcula, paso a paso

Un ejemplo con números inventados para ilustrar, no como referencia: una odontóloga liquida al 40 % sobre lo cobrado, sin descuentos de laboratorio, y en septiembre ya recibió un adelanto de $ 100.000.

La cuenta tiene tres números: lo devengado ($ 156.000), lo pagado ($ 100.000) y el saldo ($ 56.000 a favor de la profesional). Si la corona tenía laboratorio y el acuerdo dice que se descuenta antes, ese costo se resta del cobrado de esa fila y recién después se aplica el 40 %.

Lo que no puede faltar es el detalle práctica por práctica. Un total suelto no se puede controlar, y es lo primero que el profesional te va a pedir.

Errores comunes al liquidar comisiones

• No registrar quién hizo cada práctica. Si la recepción carga todo a nombre del titular, a fin de mes nadie sabe de quién es cada cobro.
• Cobros sin dueño. Un pago suelto que no dice a qué práctica corresponde no liquida para nadie, o se asigna "a ojo".
• Recalcular meses cerrados. Si hoy se pacta otro porcentaje, rige de acá en adelante. Rehacer lo ya liquidado genera diferencias imposibles de explicar.
• Adelantos que no se anotan. Un pago en efectivo sin registro es un saldo que después nadie reconoce.
• Confundir producción con ganancia. Lo que cobró cada profesional no es lo que le dejó al consultorio: el alquiler, los insumos y los sueldos no son de nadie en particular.
• Acuerdo de palabra. Sin nada escrito, cada cambio se vuelve una negociación.

Qué documentar y qué no resuelve la hoja de liquidación

Guardá tres cosas: el acuerdo firmado (porcentaje, base, descuentos, período), la hoja de cada liquidación con el detalle y los pagos, y el registro de cada pago que hiciste.

La hoja de liquidación es un papel interno de control. No es un comprobante fiscal ni reemplaza la documentación impositiva que corresponda por esos honorarios. Cómo se instrumenta el pago depende del vínculo con cada profesional (si trabaja como independiente o en relación de dependencia) y de la situación impositiva de cada parte, y eso lo tiene que definir un contador.

Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento contable, impositivo ni legal. Antes de definir cómo contratar y pagar a los profesionales de tu consultorio, consultalo con un contador o abogado.

Cómo se resuelve en la práctica: planilla o sistema

Con dos o tres profesionales, una planilla alcanza si alguien la carga todos los días. El problema aparece cuando los cobros se anotan en un lado y las prácticas en otro: la planilla no sabe qué cuota corresponde a qué tratamiento ni quién lo hizo. Por eso conviene que la liquidación salga del mismo lugar donde cargás las evoluciones y los cobros, y que los gastos del mes los lleves en el mismo circuito (lo explicamos en cómo llevar el control de caja del consultorio).

En Odonthia funciona así:

• El porcentaje se carga por profesional en Equipo, en el campo "% de comisión": un número entero de 0 a 100. Vacío significa que no usás la función; 0 es "no liquida", el caso del titular que no se comisiona a sí mismo.
• La base es lo cobrado, no lo facturado: la deuda del paciente no comisiona.
• Cada cobro se asigna a alguien. La evolución pregunta "¿Quién lo hizo?" y, con más de un profesional cargado, el pago suelto pregunta "¿De quién es este cobro?". En la ficha, la app propone el reparto imputando el pago a lo más viejo que debe el paciente, pero se guarda lo que confirmás vos; desde la Caja se elige una sola persona. La seña queda del profesional del turno. Lo que quede sin asignar no liquida para nadie.
• El porcentaje queda congelado en cada práctica al cargarla: si lo cambiás, afecta de ahí en adelante. Solo se recalcula si corregís quién hizo la práctica.
• En la Caja, la tabla "Cobrado por profesional" suma las columnas "%" y "A liquidar" del período. Desde su link "Ver liquidaciones" entrás a Liquidaciones: lo devengado, lo pagado y el saldo de cada uno, con una hoja imprimible cobro por cobro que aclara que no es un comprobante fiscal. El pago se carga como gasto en la Caja, eligiendo la persona en "¿Es un pago a un profesional?".

Es parte de la caja y los reportes del plan gratis y no consume créditos. Tiene límites que conviene conocer antes de empezar:

• El porcentaje es por persona, no por tratamiento: no se puede poner uno en ortodoncia y otro en operatoria.
• Liquidaciones no corta por mes: es una cuenta corriente acumulada. El número de un período es el de la Caja, que usa el porcentaje de hoy; si cambiaste uno hace poco, para pagar manda el de Liquidaciones.
• La tabla de la Caja no reparte los gastos: muestra lo cobrado, no la ganancia de cada uno.
• Lo que deposita una obra social no se atribuye a nadie y no entra en el cálculo: si tu acuerdo lo incluye, esa parte la liquidás aparte.
• La secretaría no ve la Caja ni las Liquidaciones, pero sí el porcentaje en Equipo, salvo que le apagues el tilde "Ve importes". Y quien entra a Liquidaciones (el titular y los profesionales que ven importes) ve la cuenta de todo el equipo, no solo la propia.