Cómo migrar de software odontológico sin perder pacientes ni historia clínica
Publicado el · Por Manuel Sabio (Odonthia) · 7 min de lectura
Migrar de software odontológico es llevar las fichas, la historia clínica y los saldos de tus pacientes de un sistema (o de una planilla de Excel) a otro sin perder nada en el camino. Se hace en cuatro pasos: pedir una exportación completa al sistema viejo, ordenarla en planillas, importarla revisando una vista previa y convivir un tiempo con los dos antes de dar de baja el anterior. Lo que suele quedar afuera, o viajar aparte, son los turnos, los odontogramas y los archivos, y conviene saberlo antes de empezar.
Qué datos tiene tu consultorio y cuáles se pueden mudar
Antes de pedir nada, hacé un inventario. No todo se muda igual:
| Dato | Cómo suele viajar |
|---|---|
| Fichas (nombre, documento, contacto, obra social) | En una planilla. Es lo más fácil de migrar. |
| Historia clínica y evoluciones | En una planilla con una fila por atención, si el sistema viejo la exporta así. |
| Saldos y cuenta corriente | Junto con las atenciones, cuando traen importes. |
| Turnos futuros, odontogramas y antecedentes cargados por casillero | Depende mucho del sistema; muchas veces hay que volver a cargarlos. |
| Archivos (radiografías, fotos, consentimientos firmados) | Aparte, como archivos sueltos. |
La primera fila es la que te devuelve el consultorio funcionando: con las fichas cargadas ya podés dar turnos, buscar pacientes y cobrar. El resto se completa después.
Antes de dar de baja nada: la copia y lo que dice la ley
La Ley 26.529 establece que el paciente es el titular de su historia clínica (art. 14) y que el profesional con consultorio privado es su depositario: tiene a su cargo la guarda y custodia, y debe conservarla por un plazo mínimo de diez años desde la última actuación registrada (art. 18). Cambiar de programa no cambia esa obligación: si el sistema viejo se da de baja con la historia adentro, conservarla sigue siendo responsabilidad tuya. Lo desarrollamos en la guía sobre historia clínica digital y la Ley 26.529.
Por eso, primero:
- Pedí la exportación completa mientras la cuenta sigue activa. Preguntá qué incluye y en qué formato viene (CSV, Excel, PDF).
- Guardá el archivo original tal como te lo dieron, sin editar. Es tu respaldo si algo sale mal en la importación.
- Preguntá qué pasa con tus datos después de la baja. La Ley 25.326 (art. 25) dice que quien trata datos por cuenta de otro debe destruirlos una vez cumplido el servicio, salvo autorización expresa para conservarlos: preguntá cuándo pasa eso.
- Bajá los archivos por separado si la planilla no los trae: radiografías y consentimientos firmados.
Y tratá ese archivo como lo que es: información de salud, que la Ley 25.326 considera dato sensible (art. 2). No lo dejes en la carpeta de descargas de una computadora compartida ni lo mandes por un canal abierto.
Cómo preparar la planilla y en qué orden importar
Lo más común es que el importador pida CSV, un formato de texto que Excel y Google Sheets generan con "Guardar como" o "Descargar". Algunas reglas que ahorran horas:
- Una fila por paciente, con los títulos de las columnas en la primera fila.
- Apellido y nombre en columnas separadas, o en una sola separados por coma ("García, Ana") si tu importador lo acepta.
- Documento, teléfono con código de área y fecha de nacimiento siempre que los tengas: son los datos que permiten detectar duplicados.
- Ojo con las fechas comodín. Algunos sistemas guardan el 1° de enero cuando no saben la fecha de nacimiento. Si la importás tal cual, vas a tener edades falsas y saludos de cumpleaños equivocados.
- Si los acentos o las eñes se ven raros, volvé a guardar el archivo como "CSV UTF-8".
- Familias que comparten celular: madre e hija con el mismo teléfono y documentos distintos son dos personas, no un duplicado.
Primero fichas, después historia y saldos
La historia clínica se engancha a fichas que ya tienen que existir, así que va segunda. Y antes de importarla, respondé una pregunta que parece menor y define tus saldos: la columna de plata de tu exportación, ¿es lo que cobraste o lo que le cargaste al paciente, lo haya pagado o no? Si es lo cobrado, tus pacientes arrancan con la cuenta corriente en cero. Si es lo cargado a cuenta y lo importás como cobrado, perdés las deudas reales; si es lo cobrado y lo importás como deuda, les inventás saldos a pacientes que no deben nada.
Lo más prudente es un período de convivencia: seguís unas semanas en el sistema viejo, importás, verificás con pacientes reales que la ficha y el saldo coinciden, y recién ahí fijás la fecha de corte. Desde ese día, todo se carga solo en el nuevo.
Cómo se hace en Odonthia
En Odonthia los importadores de pacientes y de historia clínica están en Configuración, y el del nomenclador, en Precios. Los tres los usa solo el titular de la cuenta. Son parte de la gestión y no usan créditos de IA. No hay conexión directa con otros programas: lo que traés es la planilla que exporta tu sistema anterior.
- Importar pacientes. Subís el CSV o pegás las filas. Apellido y nombre son obligatorios; el resto de las columnas (documento, fecha de nacimiento, teléfono, email, obra social, número de afiliado, dirección y observaciones) las reconoce por el título y, si tu planilla las llama distinto, las emparejás a mano. Entran hasta 1.000 pacientes por tanda.
- Vista previa antes de escribir. Fila por fila te muestra qué se va a crear, qué se saltea y por qué, comparando contra los pacientes que ya tenés. Nada se guarda hasta que confirmás, porque la importación no se puede deshacer. Si la escritura falla a mitad de camino, no queda nada a medias.
- Importar historia clínica y saldos. Una fila por atención (paciente, fecha, qué se hizo e importe), hasta 5.000 por vez. Si hay una sola columna de plata, te pregunta si es lo que ya cobraste o lo que quedó adeudado, y te muestra el total que quedarían debiendo antes de confirmar. No crea pacientes, un nombre que coincide con dos fichas no se asigna a ninguna y, si mandás un segundo export, lo repetido se saltea: sirve para la convivencia.
- Nomenclador de cada obra social, desde Precios. Odonthia no trae nomencladores cargados: cada consultorio importa el suyo.
Lo que no se importa: antecedentes, alergias y medicación de la ficha, turnos, odontogramas, radiografías, archivos y consentimientos. Tampoco queda marcado ningún permiso del paciente: ni el consentimiento de uso de datos, que firma él, ni la autorización para recibir emails, que tildás cuando él la dé. Si venís de Dentalink, la conversión del export la hace el equipo de Odonthia a pedido; hoy viajan las fichas, no la historia ni los turnos. El detalle está en la página de importación de datos, y las fichas importadas quedan en tu lista de pacientes como cualquier otra.
Lo que se carga a mano, y cómo hacerlo sin volverte loco
- Turnos futuros: cargá las próximas semanas en la agenda nueva antes del corte; el resto, a medida que confirmás.
- Alergias y antecedentes: si el sistema viejo los exporta como texto, ponelos en la columna de observaciones para que se vean en la ficha. Después, pedile al paciente que actualice su anamnesis antes del próximo turno (en Odonthia, con la ficha por QR, que el consultorio revisa antes de que toque la historia clínica).
- Odontograma: se carga en la primera visita de control, mirando la boca. Clínicamente es mejor que copiar uno de hace años.
- Archivos: subí a cada paciente lo que vas a usar. El resto queda en el respaldo original, que conservás.
Errores comunes
- Dar de baja el sistema viejo antes de tener la copia completa y verificada.
- Confirmar sin leer la vista previa y descubrir después fichas duplicadas por todos lados.
- Malinterpretar la columna de plata, la forma más rápida de arruinar las cuentas corrientes.
- Marcar a toda la base como que aceptó recibir comunicaciones. Ese permiso lo da cada paciente.
- No avisarle al equipo la fecha de corte, y tener gente cargando en los dos sistemas a la vez.
Cómo no quedar atado al próximo sistema
Al elegir software, preguntá cómo te llevás tus datos el día que te vayas; es uno de los criterios de la guía para elegir software de gestión. En Odonthia, desde Configuración → Tus datos, descargás cuando quieras un ZIP o cada planilla en CSV: pacientes y ficha clínica, turnos, evoluciones y cuenta corriente, presupuestos, documentos, odontogramas (en datos técnicos) e implantes. Si tu usuario no ve importes, la copia sale sin las planillas de evoluciones y presupuestos. Los archivos no van en esa copia: se descargan desde la pestaña Archivos de cada paciente. Y el registro de actividad, que ve el titular, muestra quién creó, editó o borró qué y cuándo, incluidas las descargas de datos.
Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento legal. Ante dudas sobre la conservación de historias clínicas o el contrato con tu proveedor anterior, consultá con un profesional del derecho.
Preguntas frecuentes
¿Se puede pasar la base de pacientes de Excel a un software odontológico?
Sí. Guardás la planilla como CSV, con una fila por paciente y los títulos de las columnas en la primera fila, y la subís al importador del sistema nuevo. En Odonthia entran hasta 1.000 pacientes por tanda y ves una vista previa fila por fila antes de que se cree nada.
¿Qué datos no se pueden migrar de un sistema odontológico a otro?
Depende de lo que exporte el sistema viejo, pero los turnos, los odontogramas, los antecedentes cargados por casillero y los archivos suelen quedar afuera o viajar aparte. En Odonthia se importan fichas, atenciones con sus importes y nomencladores; no se importan antecedentes, alergias, medicación, turnos, odontogramas, radiografías, archivos ni consentimientos.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar la historia clínica del sistema anterior?
La Ley 26.529 (art. 18) fija un plazo mínimo de diez años desde la última actuación registrada, y el profesional con consultorio privado es depositario de la historia clínica. Por eso conviene guardar el export original completo del sistema viejo, sin editar y en un lugar seguro, aunque ya hayas importado los datos.
¿Qué pasa si importo mal los pacientes o los saldos?
En Odonthia la importación no se puede deshacer: lo que entró mal se corrige a mano. Por eso nada se escribe hasta que revisás la vista previa y confirmás, y en la historia clínica te pregunta si la columna de plata es lo cobrado o lo adeudado, mostrándote el total que quedaría debiendo antes de confirmar.
¿Puedo pasarme de Dentalink a Odonthia?
Sí. Como el export de Dentalink no entra tal como sale al importador, la conversión la hace el equipo de Odonthia: le mandás el export completo y lo traduce a la planilla que se importa. Hoy viajan las fichas de los pacientes; la historia clínica, los turnos, los pagos y los tratamientos de ese export no se importan.
Si después quiero dejar Odonthia, ¿me llevo mis datos?
Sí. Desde Configuración, en Tus datos, descargás cuando quieras un ZIP con todas las planillas o cada una en CSV, sin pedirlo por mail. Los archivos como radiografías y fotos no van en esa copia: se descargan desde la pestaña Archivos de cada paciente.